웨이스는 사후관리에 이어 신규 프로젝트 개발도 무인화하는 중입니다 — 고객 회의에서 할 일을 AI가 뽑는 「미팅 루프」

제조 AI 운영체제 VEXPLOR를 만드는 웨이스는 고객의 시스템 수정 요청을 AI가 받아 분류하고, 고치고, 고객 화면에 반영됐다는 안내까지 보내는 방식으로 사후관리를 운영하고 있습니다. 웨이스는 이 방식을 사후관리에서 멈추지 않고 신규 프로젝트 개발로 넓히고 있습니다. 프로젝트는 고객 회의에서 시작하므로, 넓히는 일의 첫 단계도 회의입니다.

이 글은 그 첫 단계를 맡는 「미팅 루프」가 지금 무엇을 하는지, 아직 사람이 하는 일은 무엇인지, 웨이스가 어디로 가려는지를 정리한 것입니다. 웨이스는 이 일을 「무인화하는 중」이라고 부릅니다. 끝난 일이 아니라 진행 중인 일이기 때문입니다.

웨이스가 향하는 곳은 회의가 끝나면 개발이 시작되는 프로젝트입니다

시스템 구축 프로젝트에서 가장 오래 걸리는 일은 개발이 아니라 그 앞 단계에 있을 때가 많습니다. 고객과 회의를 하고, 회의록을 정리하고, 그중 개발할 것을 골라 담당자에게 넘기고, 고객에게 받을 자료를 따로 요청하고, 정하지 못한 문제를 다음 회의로 넘깁니다. 이 일은 대부분 사람이 손으로 합니다. 고객사가 늘면 이 일을 하는 사람도 같이 늘어야 했습니다.

저희가 그리는 프로젝트에서는 회의에서 나온 요구사항이 사람 손을 거의 거치지 않고 개발 대기열로 넘어갑니다. 사후관리에서는 이미 고객이 올린 요청을 AI가 받아 반영 안내까지 보냅니다. 프로젝트 회의에서 나온 요구사항도 같은 방식으로 개발까지 연결하는 것이 저희 방향입니다.

사후관리 요청과 프로젝트 회의는 들어오는 모양이 다릅니다

사후관리 요청은 고객이 직접 문장으로 적어 올립니다. 요청 하나에 하고 싶은 말 하나가 담겨 있어서, AI는 그 문장을 읽고 분류하면 됩니다.

프로젝트 회의는 다릅니다. 여러 사람이 오래 이야기하고, 그 안에 업체가 할 일과 고객이 보낼 자료와 아직 정하지 못한 문제가 섞여 있습니다. 같은 이야기가 두 번 나오기도 하고, 지나가듯 한 말이 실제로는 중요한 요구사항이기도 합니다. 그래서 프로젝트 쪽에서 먼저 풀어야 할 일은 개발이 아니라 대화를 항목으로 바꾸는 일입니다.

미팅 루프는 회의 녹음을 항목으로 바꿔 승인 대기열에 올립니다

저희가 프로젝트를 관리하는 시스템 안에 있는 「미팅 루프」는 이 일을 맡습니다. 지금 하는 일은 이렇습니다.

• 녹음하면 전사됩니다 — 고객 회의를 녹음하면 내용이 자동으로 글로 옮겨집니다.

• AI가 항목을 뽑아 3가지로 나눕니다 — 회의 내용에서 항목을 뽑아 「우리가 할 일」, 「자료 요청」, 「결정 필요」 가운데 하나로 나눕니다.

• 항목마다 담당자와 기한 입력란이 붙습니다 — 누가 맡을지와 언제까지인지를 항목 단위로 적어 둡니다.

• 회의별로 승인 대기열이 생깁니다 — 회의 목록에서 회의를 고르면, 그 회의에서 뽑힌 항목이 승인을 기다리는 목록으로 나옵니다.

화면 위쪽에는 「확인 메일 초안」과 「다시 추출」이 있습니다. 확인 메일 초안은 회의 뒤 고객에게 보낼 확인 메일을 쓰는 데 쓰는 버튼이고, 다시 추출은 같은 회의에서 항목을 다시 뽑을 때 쓰는 버튼입니다. 승인 대기열 옆에는 「결정 설문」 탭이 따로 있습니다.

항목은 고객이 회의에서 한 말에 가깝게 적혀 있어서, 개발자가 회의에 없었어도 무엇을 바꿔야 하는지 읽힙니다. 고객이 보내기로 한 자료는 자료 요청으로, 고객이 정해야 하는 문제는 결정 필요로 따로 나뉩니다.

지금은 항목마다 사람이 승인하고, 웨이스는 그 승인을 자동화하는 중입니다

지금 미팅 루프에서 항목이 다음 단계로 넘어가려면 사람이 「승인」을 눌러야 합니다. AI가 뽑은 항목이 실제 합의인지, 회의 중에 지나간 말인지는 아직 사람이 보고 고릅니다. 맞는 항목은 승인하고, 틀리거나 필요 없는 항목은 버립니다.

저희는 이 승인 단계를 자동화하는 작업을 진행하고 있습니다. 사람이 항목을 처음부터 작성하던 일은 AI가 뽑은 항목을 고르는 일로 이미 바뀌었고, 다음은 그 고르는 일까지 줄이는 것입니다.

그다음은 승인된 할 일을 사후관리와 같은 방식으로 개발까지 연결하는 것입니다

사후관리에서는 고객이 요청을 올리면 AI가 분류하고, 고치고, 고객 화면에 반영됐다는 안내까지 보냅니다. 할 수 없는 요청은 할 수 없다고 판단해 사람에게 넘깁니다. 저희는 이 방식을 프로젝트 회의에서 나온 「우리가 할 일」에도 연결하려 하고 있습니다. 저희가 그리는 모습은 회의에서 승인된 할 일이 사후관리 요청과 같은 흐름을 타고 개발과 반영 안내까지 가는 것입니다.

아직 그 단계는 아닙니다. 지금 자동으로 하는 일은 회의 녹음을 전사하고, 항목을 뽑아 나누고, 승인 대기열에 올리는 데까지입니다. 이 글에서 승인한 항목이 그대로 자동 개발된다고 말하지 않는 것도 그래서입니다.

이 글에 숫자를 적지 않은 이유

사후관리 이야기를 할 때 저희는 응답 시간과 처리 건수를 기록으로 보여 드렸습니다. 이 글에는 회의 수도, 항목 수도, 걸린 시간도 적지 않았습니다. 승인을 아직 사람이 하고 있어서, 지금 숫자를 내면 그 숫자는 미팅 루프의 성과가 아니라 승인한 사람의 속도를 보여 주기 때문입니다. 승인 자동화가 자리 잡으면 그때 기록으로 다시 정리하겠습니다.

웨이스는 납품 뒤에서 시작한 무인화를 납품 앞으로 넓히고 있습니다

무인화는 납품이 끝난 뒤의 사후관리에서 시작했습니다. 이제는 납품 전, 고객과 처음 요구사항을 맞추는 회의로 넓히고 있습니다. 회의가 끝나면 할 일과 받을 자료와 정할 일이 나뉘어 승인 대기열에 올라가 있습니다. 웨이스는 그 승인도 자동화하는 중입니다. 저희는 고객과 회의를 마친 순간부터 개발이 움직이는 프로젝트를 향해 가고 있습니다.

WACE(웨이스)는 공장이 스스로 판단하고 멈추지 않게 하는 제조 AI 운영체제 VEXPLOR를 만드는 회사다.

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