직원마다 AI 계정을 사 주는 회사는 엑셀 시대를 되풀이합니다 — 직원이 떠나도 AI로 만든 업무 방식이 회사에 남으려면

제조 AI 운영체제 VEXPLOR를 만드는 웨이스는 이번 주 한 제조기업의 부서 담당자들과 하루 동안 업무를 정의했습니다. 이 회사는 직원이 요청하면 AI 서비스 계정을 지급하고 있었고, 직원들은 AI로 자기 업무를 줄이는 도구를 직접 만들어 사용하고 있었습니다.

미팅에서 다룬 부서 가운데 3곳에서 직원이 직접 AI 도구를 만들고 있었습니다. 두 부서는 업무 5가지를 이미 그 도구로 처리하고 있었고, 한 부서는 앱을 만드는 중이었습니다. 개인의 업무만 보면 쓸모가 분명합니다. 매달 하는 일을 이미 그 도구로 처리하고 있었습니다. 그런데 회사 전체로 보면 문제가 하나 남습니다. 그 도구를 만든 직원이 회사를 떠나면, 회사에 남는 것이 거의 없습니다.

직원들이 AI로 자기 업무용 도구를 직접 만들고 있었습니다

재경 담당자의 도급사 근태 대조가 좋은 예입니다. 현장 작업자가 단체 대화방에 출근과 작업 내용을 올리면, 담당자가 그 대화를 복사해 AI에 넣고 출근부 엑셀을 만듭니다. 이 출근부를 도급사가 보낸 출근부와 맞춰 보고 차이를 확인하는 일까지 AI가 맡고 있었습니다.

직원이 자기 업무에 맞춰 직접 만든 방식입니다. 업무를 가장 잘 아는 사람이 만들었으니 그 사람의 업무에는 잘 맞습니다. 문제는 이 도구가 모두 만든 사람의 계정과 PC 안에 있다는 것입니다.

직원이 떠나면 AI로 만든 업무 방식도 함께 떠납니다

직원 한 사람이 AI로 만든 도구는 그 사람의 계정, 그 사람의 프롬프트, 그 사람의 판단 기준으로 움직입니다. 그 직원이 퇴사하면, 그리고 만든 사람이 있는 지금도 일어나는 일은 이렇습니다.

• 새 직원은 처음부터 다시 만들게 되기 쉽습니다. 앞사람의 도구를 열어 봐도 어떤 기준으로 만든 도구인지 알기 어렵고, 결국 자기 방식으로 새 도구를 만들게 됩니다.

• 같은 업무에 버전이 여럿 생깁니다. 사람이 바뀔 때마다 방식이 바뀌고, 어느 결과가 맞는지 정할 기준이 없습니다.

• 만든 사람이 있는 지금도 고친 내용이 남지 않습니다. 안전 관련 앱은 휴대폰 화면에 맞게 고치는 중에 PC에서 열리지 않게 되었고, 고친 내용이 이전 상태로 되돌아가는 일도 겪고 있었습니다.

• 비밀값이 개인 도구 안에 놓입니다. 공개 앱 도구에 공공기관 API 키를 넣으면 앱을 보는 사람에게 키가 노출될 수 있습니다. 이 키를 어디에 둘지는 미팅에서도 문제로 나왔습니다.

• 다른 부서 자료와 연결되지 않습니다. 이력과 대장이 개인 도구 안에 있으면 ERP나 다른 부서 자료와 맞춰 볼 수 없습니다.

개인의 업무는 도구로 처리되고 있지만, 회사의 업무 방식은 쌓이지 않습니다. 미팅에서 웨이스가 정리한 결론도 같았습니다. 개인이 만든 업무 방식은 회사 자산이고, 다른 사람이 그 업무를 넘겨받아도 그대로 사용할 수 있어야 한다는 것입니다.

이 모습은 엑셀 시대와 다르지 않습니다

제조기업은 이 문제를 이미 한 번 겪었습니다. 엑셀이 들어오자 담당자마다 자기 파일을 만들었습니다. 생산 계획도, 재고도, 원가도 담당자의 엑셀 파일 안에 있었고, 그 파일을 만든 사람만 수식을 고칠 수 있었습니다. 담당자가 바뀌면 파일은 남았지만 그 파일을 읽는 방법은 남지 않았습니다.

ERP와 MES 같은 통합 시스템이 자리 잡으면서 업무 방식은 개인의 파일이 아니라 회사의 시스템에 놓이게 되었습니다. 누가 그 업무를 맡아도 같은 순서로 처리하고 같은 기록을 남기게 된 것입니다.

지금 직원의 AI 계정과 프롬프트는 엑셀 시대 담당자의 엑셀 파일과 같습니다.

직원마다 계정을 사 주는 것으로 AI 도입을 끝냈다고 보면, 엑셀 시대를 되풀이하게 됩니다. 계정을 나눠 주는 것은 출발점일 뿐이고, 그것만으로는 업무 방식이 회사에 쌓이지 않습니다. 엑셀에 있던 업무 방식이 ERP로 옮겨 갔듯이, AI로 만든 업무 방식도 회사 시스템으로 옮겨야 합니다.

직원 AI 도구를 회사 시스템으로 옮기기 전에 회사가 정할 것은 5가지입니다

도구를 하나씩 옮기기만 하면 흩어진 상태는 그대로이고 위치만 회사 서버로 바뀝니다. 웨이스는 옮기기 전에 아래 5가지를 먼저 정합니다.

1. 도구 목록은 도구 수가 아니라 업무 흐름 단위로 적습니다. 도급사 근태 대조 하나에도 대화 수집, 출근부 작성, 대조, 차이 확인, 금액 산정까지 5단계가 있고, 그중 대화 수집은 아직 사람이 합니다. 도구 개수보다 그 도구가 어느 업무 흐름의 어디부터 어디까지 맡는지를 적어야 옮길 범위가 정해집니다.

2. 데이터 등급은 문서 종류마다 정합니다. 고객 도면처럼 회사 밖으로 내보낼 수 없는 문서는 사내 서버에 둔 AI 모델로만 처리하고, 나머지 문서는 외부 AI 모델을 사용합니다. 도구를 옮기기 전에 이 등급부터 정해야 합니다.

3. 비밀값은 도구에서 빼서 한 곳에 둡니다. API 키나 사내 시스템 계정은 도구 안이 아니라 회사가 관리하는 저장소에 두고, 도구는 거기서 불러 사용합니다. 사람이 바뀌어도 키를 새로 나눠 줄 필요가 없습니다.

4. 흐름마다 책임자 한 명을 둡니다. 책임자는 만든 사람이 맡는 것이 가장 자연스럽지만, 같은 업무를 아는 사람이 한 명 더 있어야 합니다. 그래야 만든 사람이 떠나도 흐름이 멈추지 않습니다.

5. 사람이 확인하는 단계를 정해 둡니다. AI가 만든 출근부나 자금 보고는 마지막에 사람이 확인합니다. 누가 언제 확인했는지가 기록에 남아야, 결과가 틀렸을 때 어디서 틀렸는지 찾을 수 있습니다.

웨이스는 직원이 만든 방식을 업무 흐름 단위로 회사 시스템에 남깁니다

웨이스가 목표로 하는 것은 직원 한 사람이 찾아낸 업무 방식이 회사의 업무 방식이 되는 것입니다. 누가 그 업무를 맡아도 같은 순서로 처리되고, 결과와 확인 기록이 회사에 남는 상태입니다. 엑셀 시대에 ERP와 MES가 업무 방식을 회사 시스템에 남겼듯이, 웨이스는 직원이 AI로 만든 업무 방식을 회사 시스템에 남기려 합니다.

그래서 VEXPLOR WORK는 업무를 부서 단위가 아니라 업무 흐름 단위로 다룹니다. 흐름마다 승인자와 사람이 승인하는 지점을 정하고, 계정과 권한, 데이터 등급, 변경 기록을 회사 시스템 안에 둡니다. 직원이 만든 스킬은 버리지 않고 그 흐름을 정의하는 출발점으로 사용합니다.

먼저 만들 것은 흐름 1건입니다. 직원이 이미 AI로 처리하고 있고 결과를 바로 확인할 수 있는 업무 하나를 골라, 위 5가지를 정한 뒤 회사 시스템으로 옮깁니다. 이 한 건에서 정한 데이터 등급과 확인 방식이 다음 흐름의 기준이 됩니다.

웨이스가 하지 않을 것도 정해 두었습니다

• 직원의 AI 사용을 막지 않습니다. 업무를 가장 잘 아는 사람이 만든 도구가 가장 좋은 출발점입니다.

• 개인 도구를 모두 한꺼번에 옮기지 않습니다. 흐름 하나를 옮기고 기준을 정한 뒤 다음 흐름으로 넘어갑니다.

• 반출할 수 없는 문서를 회사 밖 AI에 넣지 않습니다. 반출 금지로 정한 문서는 사내 서버의 AI 모델로만 처리합니다.

직원마다 AI 계정을 사 주는 것은 AI 도입의 시작일 뿐입니다. 직원이 AI로 만든 업무 방식을 회사 시스템에 남겨야, 직원이 떠나도 그 업무 방식은 회사의 자산으로 남습니다.

WACE(웨이스)는 공장이 스스로 판단하고 멈추지 않게 하는 제조 AI 운영체제 VEXPLOR를 만드는 회사다.

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