부서 업무 20개, 질문 2개로 AI 초안과 사람 몫 나누기 (30분)
오늘은 우리 부서의 반복 업무 20개를 질문 2개로 세 구분으로 나눈 분류표 1장, 「사람만」 하는 일 목록, 다음 달 첫 사례 1개와 그 성공 기준 1줄을 만듭니다. 걸리는 시간은 30분이고, 부서원이 업무 목록을 적어 주는 것은 전날 5분입니다.
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제조 현장에서 확인한 것들을 최신 순으로 모았습니다 · 모두 237편
고객 문의 10가지, AI 답변 초안의 근거를 한 장으로 한정하기 (30분)
오늘은 「답변 기준 문서」 1장(우리 회사가 확정한 사실만 10줄)을 쓰고, 자주 오는 고객 문의 10가지에 그 문서 안에서만 답하는 초안 10개와 발송 전 확인 규칙 3줄을 30분 안에 만듭니다. 기준 문서가 없으면 AI 는 세상 평균으로 약속합니다 — 우리 납기가 4주여도 「통상 2주」라고 적습니다.
견적서·계약서 초안, 검토표 먼저 주고 AI로 검토하기 (30분)
오늘은 견적서 검토표 10항목과 계약서 검토표 10항목을 만들고, 거래처가 보낸 문서 1건에 그 표를 대어 「있음·없음·불명확」과 「우리 기준과 다른가」를 30분 안에 채웁니다. 그 결과가 곧 상대에게 보낼 질문 목록이 됩니다.
머릿속 반복 업무, AI 질문에 답하며 절차서 초안 만들기 (30분)
오늘은 내가 매달 하는 반복 업무 하나의 절차서 초안 1장과 「미확인」 목록을 30분 안에 만듭니다. 내가 쓰는 것이 아니라 AI 가 나에게 질문하고 내가 답하는 방식입니다. 우리 회사 절차는 내 머릿속에만 있으므로 AI 에게 「절차서 써 줘」라고 하면 세상 평균의 절차가 나오고, 물어보게 해야 우리 것이 나옵니다.
내 AI 지시문, 팀원이 그대로 쓰는 카드 한 장 만들기 (30분)
오늘은 내가 쓰던 AI 지시문을 팀원이 그대로 쓸 수 있는 「팀 지시문 카드」 5장을 30분 안에 만듭니다. 카드 한 장에 적을 것은 5가지이고, 지시문 원문은 그중 한 항목일 뿐입니다. 나머지 4가지가 없으면 팀원은 카드를 열어 보고도 쓰지 않습니다.
거래처 목록 300행, AI로 값은 두고 표기만 고치기 (30분)
오늘은 회사명·직책·전화·주소 표기가 제각각인 거래처 목록 300행을 AI 로 정리해, 표기가 통일된 목록 파일과 변경 목록, 다음 입력자가 지킬 입력 규칙 5줄을 만듭니다. 30분 걸립니다. AI 에게 시키는 것은 한 문장입니다.
회의 메모 9줄, AI로 결정·할 일·미결 3표 만들기 (25분)
오늘은 회의 중에 적은 메모 9줄을 AI 로 「결정·할 일·미결」 3표 한 장으로 만들고, 회의가 끝난 지 2시간 안에 참석자에게 확인 메일을 보냅니다. 회의 시간을 빼면 25분 걸립니다. 참석자에게 보내는 것은 3표 한 장과 「틀린 것이 있으면 오늘 중으로 답해 주세요」 한 줄입니다.
20쪽 공문, AI 요약에서 빠진 숫자·기한 잡기 (25분)
오늘은 최근 받은 20쪽 안팎의 공문 1건을 AI 로 「한 장 요약」으로 만들어 상사에게 보냅니다. 한 장에는 5줄 요약, 숫자·기한·조건·예외 표, 이번 주 할 일 3줄이 들어가고 25분 걸립니다. 빠진 숫자와 기한을 잡는 방법은 하나입니다.
거래처 메일 초안, AI에게 먼저 적어 줄 3가지 (20분)
오늘은 거래처에 보낼 메일 1통을 AI 초안으로 만들어 실제로 보내고, 다음부터는 빈칸만 채우면 되는 「내 메일 지시문」 서식 1장을 남깁니다. 20분 걸립니다. AI 에게 먼저 적어 줘야 할 3가지는 받는 사람·목적·형식입니다. 이 3줄이 있으면 초안이 상대가 물은 것에 답을 하고, 없으면 인사말로 빈자리를 채웁니다.
공급사 제안서, AI로 질문 20개 만들고 내 데이터로 검증하기 (50분)
오늘은 우리 공장 요구사항 1장(10줄), 공급사에게 던질 질문 20개, 우리 데이터로 시연을 요청하는 문안, 그리고 제안서 비교표를 만듭니다. 50분이면 됩니다. 제조 AI 운영체제 VEXPLOR 를 만드는 웨이스도 공급사입니다.
품목·설비·불량 기준정보 3장, 시스템 도입 전에 손보기 (60분)
오늘은 품목·설비·불량 기준정보 3장과, 지금 엑셀에서 같은 것을 다르게 적은 표기 목록 1장, 그리고 셀을 누르면 목록에서 고르게 바꾼 일보·불량 기록 서식을 만듭니다. 60분이면 됩니다. 기준정보는 품목·설비·불량의 이름과 번호를 하나로 정해 둔 목록이고, 공급사들은 「마스터」라고 부릅니다.
관리자 업무 20개, AI에 맡길 것과 내가 할 것 나누기 (40분)
오늘은 내 일주일 업무 20개를 4구역으로 나눈 분류표 1장, 다음 달에 AI 초안을 붙일 후보 3개, 사람이 계속 쥐는 업무 5개를 만듭니다. 40분이면 됩니다. 제조 AI 운영체제 VEXPLOR 를 만드는 웨이스가 공장에서 자주 받는 질문이 「그래서 뭘 맡기고 뭘 안 맡겨야 하나」입니다.